Klantcase
Flexhub
Flexhub wil dat flexondernemers zich richten op hun groei en hun mensen, niet op administratie. Bij klanten met specifieke afspraken en berekeningen vraagt die belofte meer dan een standaardpakket kan geven. In plaats van het pakket per klant te verbouwen, koos Flexhub ervoor het bij de bron op te lossen: in de data zelf. Dat traject met OPC begon [X] jaar geleden.
9,1 mio verwerkte uren
353 mio omzet
-20%foutmarge
2Hubs
Stap 01 / 06
De wereld van onze klant
Een standaard back-office die voor honderden verschillende afspraken moet werken
Flexhub verzorgt de back-office van uitzend- en flexorganisaties: urenverwerking, verloning en facturatie voor duizenden flexwerkers per periode. Op papier is dat werk overal hetzelfde. In de praktijk werkt geen enkele uitzendorganisatie hetzelfde. Andere cao's, andere verloningsafspraken, andere tarieven per opdrachtgever, andere manier van verantwoorden richting de eigen klant.
Toen het contact met OPC [X] jaar geleden ontstond, liep Flexhub tegen de grens aan die elk generiek pakket kent. Standaardisatie houdt de verwerking beheersbaar, terwijl de vraag van de gebruiker per definitie specifiek is. En als een systeem het antwoord niet geeft, zoekt de gebruiker het buiten het systeem.
Stap 02 / 06
De uitdaging
Rekenen in Excel buitenom het systeem
Dat is precies wat er gebeurde. Consultants en administratief medewerkers exporteerden data uit het systeem en bouwden de berekening zelf na in een eigen sheet. Elke export was een momentopname. Elke handmatige stap een nieuwe kans op een fout. En elke sheet een eigen definitie van hetzelfde getal, waardoor twee mensen met dezelfde vraag bij een ander antwoord uitkwamen.
Herkenbaar wordt het pas op het moment dat zo'n fout terugkomt. Niet in het rekenwerk zelf, maar aan het eind van de keten: in de verloning van een flexwerker of op een factuur die al bij de opdrachtgever ligt. Dan is de fout niet langer een correctie in een cel, maar een gesprek met een flexwerker die te weinig heeft gekregen en een opdrachtgever die om uitleg vraagt.
Daar kwam een tweede probleem bij. Ontbrekende of onjuist ingevoerde gegevens in Flexservice werden ook pas ontdekt in de verwerking, dus weken na het moment van invoer. Het herstelwerk dat daaruit voortkwam kostte structureel tijd van mensen die eigenlijk bezig hadden moeten zijn met plaatsingen en klantcontact. Handmatig werk dat geen enkele plaatsing oplevert.
Stap 04 / 06
De aanpak
Berekeningen terug in de datastroom
OPC heeft een nieuwe dataflow ingericht die de gegevens uit Flexservice bij elkaar brengt en de berekeningen uitvoert die gebruikers voorheen zelf in Excel maakten. De uitkomsten worden weergegeven in een omgeving waar de resultaten direct te zien zijn, op basis van de brondata en niet van een export van vorige week. Eén berekening, één definitie, hetzelfde antwoord voor iedereen die de vraag stelt.
Stap 05 / 06
Het resultaat
Het rekenwerk geïntegreerd
De berekeningen die consultants en administratief medewerkers voorheen zelf nabouwden, worden nu uitgevoerd in de dataflow, op de gegevens zoals ze in Flexservice staan. Wie een uitkomst nodig heeft, hoeft niets meer te exporteren of na te rekenen. Dat scheelt niet alleen handelingen, het haalt ook de discussie weg over wie het juiste getal heeft. Er is één berekening met één definitie, dus twee mensen die dezelfde vraag stellen komen bij hetzelfde antwoord uit.
Stap 06 / 06
De impact
Datafundament om op te vertrouwen
De periodeafsluiting is geen zoekplaat meer. Vragen over uren, verloning en facturatie worden beantwoord uit één bron, en afwijkingen komen boven voordat ze een gesprek met een flexwerker of opdrachtgever worden. Voor Flexhub betekent het dat specifieke wensen van gebruikers geen uitzondering meer zijn waarvoor het pakket moet worden opengebroken.
Bovendien is de basis nu geschikt voor de volgende stap. Data waarvan de kwaliteit aan de voorkant wordt bewaakt, is data waarop verder gebouwd kan worden, of dat een uitbreiding van de rapportage is of een voorspellende toepassing.
Uw organisatie als volgende?
Benieuwd wat dit voor uw organisatie kan betekenen?
Vertel ons waar uw organisatie tegenaan loopt. Dan laten we zien wat data, dashboards en automatisering voor u kunnen betekenen.